Informativa resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del GDPR (General Data Protection Regulation) 2016/679 e degli articoli 13 e 14 della Legge 21 dicembre 2018 n.171

Gentile Utente,

Le comunichiamo che, per meritare la Sua fiducia, l’Amministrazione s’impegna a fare di tutto per rendere sicuri i Suoi dati e proteggere le sue informazioni personali.
L’Amministrazione non raccoglie alcuna informazione che non sia necessaria per l’esecuzione di compiti di interesse pubblico o connessi all’esercizio di pubblici poteri e nell’ambito dei processi e procedimenti amministrativi che gestisce.

1. Quali sono i principi in base ai quali i dati vengono trattati?

Il trattamento dei Suoi dati sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.

I Suoi dati saranno raccolti per le finalità determinate, esplicite e legittime di seguito indicate e saranno trattati in maniera adeguata, pertinente e limitata a quanto necessario rispetto alle finalità di cui sopra.

E’, inoltre, perseguito l’obiettivo di garantire l’esattezza e l’aggiornamento dei Suoi dati che verranno conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati, fatta salva l’archiviazione degli stessi per fini di pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici.

I Suoi dati saranno trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali.

2. Quali informazioni raccogliamo, a che scopo e tramite quali strumenti tecnici?

Le informazioni che Lei fornisce nell’ambito di procedimenti amministrativi e per la fruizione di servizi erogati dall’Amministrazione saranno utilizzate unicamente per l’Esecuzione di compiti di interesse pubblico o connessi all’esercizio di pubblici poteri da parte di uffici, organi ed Enti pubblici e saranno trattati su supporto informatico o cartaceo, con l’ausilio di moderni strumenti elettronici e sistemi informatici, da pubblici ufficiali o soggetti autorizzati dall’Amministrazione all’assolvimento di tali compiti, costantemente identificati ed opportunamente istruiti.

I dati da Lei forniti saranno tutelati – anche in caso di intervento tecnico di manutenzione ed assistenza sulle apparecchiature informatiche – attraverso idonee misure – procedure di sicurezza, atte a garantirne la riservatezza e ad evitare l’indebito accesso a soggetti terzi o a personale non autorizzato.

Ove il soggetto che fornisce i dati abbia un’età inferiore ai 16 anni, il trattamento dei dati è lecito soltanto se e nella misura in cui, tale consenso sia prestato o autorizzato dal titolare della responsabilità genitoriale per il quale sono acquisiti i dati identificativi e copia dei documenti di riconoscimento.

Il trattamento dei dati da Lei forniti non necessita del Suo consenso, in guanto lecitamente effettuabile poiché finalizzato all’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri.

3. Con chi vengono condivise queste informazioni?

Ferme restando le comunicazioni eseguite in adempimento di obblighi di legge e contrattuali, tutti i dati raccolti da uffici, Enti Pubblici ed organi dell’Amministrazione, ivi compresi quelli relativi ad informazioni del Casellario Giudiziario, potranno essere trattati, senza Suo consenso ed unicamente per l’esecuzione di compiti di interesse pubblico o connessi all’esercizio di pubblici poteri:

• dagli uffici e servizi di tutto il Settore Pubblico Allargato;
• dai soggetti terzi autorizzati dall’Amministrazione deputati ovvero coinvolti nello svolgimento di pubblico servizio;
• nel caso dei dati di lavoratori in cerca di occupazione utili a favorire l’incrocio di domanda e offerta di lavoro, al pubblico indifferenziato degli utenti di internet, previa espressa richiesta dei lavoratori interessati ai sensi dell’articolo 95 della Legge n.171/2018.

4. Quali sono gli interessi pubblici rilevanti che determinano la liceità del trattamento dei dati?

Si considera compiuto per motivi di interesse pubblico rilevante il trattamento di dati nei seguenti ambiti o in altri espressamente individuati dalla legge:
a) accesso a documenti amministrativi;
b) accesso civico;
c) tenuta degli atti e dei registri dello stato civile, delle anagrafi della popolazione residente nella Repubblica di San Marino e dei cittadini sammarinesi residenti all’estero, e delle liste elettorali, nonché rilascio di documenti di riconoscimento o cambiamento delle generalità;
d) cittadinanza, immigrazione, asilo, condizione dello straniero e del profugo e stato di rifugiato;
e) elettorato attivo e passivo ed esercizio di altri diritti politici;
f) attività dei soggetti pubblici dirette all’applicazione, anche tramite i loro concessionari, delle disposizioni in materia tributaria e doganale;
g) attività di controllo e ispettive;
h) concessione, liquidazione, modifica e revoca di benefici economici, agevolazioni, elargizioni, altri emolumenti;
i) conferimento di onorificenze e ricompense;
I) riconoscimento della personalità giuridica di associazioni, fondazioni ed enti, anche di culto;
m) accertamento dei requisiti di onorabilità e di professionalità per le nomine, per i profili di competenza del soggetto pubblico, ad uffici anche di culto e a cariche direttive di persone giuridiche, imprese e di istituzioni scolastiche non statali;
n) rilascio, modifica e revoca di autorizzazioni o abilitazioni;
o) concessione di patrocini, patronati e premi di rappresentanza,
p) adesione a comitati d’onore;
q) ammissione a cerimonie ed incontri istituzionali;
r) rapporti tra i soggetti pubblici e gli enti del terzo settore;
s) attività sanzionatorie e di tutela in sede amministrativa o giudiziaria;
t) rapporti istituzionali con enti di culto, confessioni religiose e comunità religiose;
u) attività socio-assistenziali a tutela dei minori e soggetti bisognosi, non autosufficienti e incapaci;
v) trattamento di dati idonei a rivelare lo stato di salute da parte di esercenti professioni sanitarie e organismi sanitari;
z) esecuzione dei compiti degli organismi sanitari;
aa) esecuzione dei compiti di igiene e sicurezza sui luoghi di lavoro;
bb) esecuzione dei compiti di sicurezza e salute della popolazione, protezione civile, salvaguardia della vita e incolumità fisica;
cc) tutela sociale della maternità;
dd) dipendenze;
ee) assistenza, integrazione sociale e diritti dei disabili;
ff) istruzione e formazione in ambito scolastico, professionale, superiore o universitario, con particolare riferimento a quelle svolte anche in forma integrata;
gg) trattamenti effettuati per scopi storici, concernenti la conservazione, l’ordinamento e la comunicazione dei documenti detenuti negli archivi facenti parte del patrimonio documentario ed archivistico della Repubblica di cui alla legge 11 maggio 2012 n. 50;
hh) instaurazione, gestione ed estinzione di rapporti di lavoro e di altre forme di impiego;
ii) materia sindacale;
Il) occupazione e collocamento obbligatorio;
mm) previdenza e assistenza;
nn) tutela delle minoranze e pari opportunità.

I dati personali provenienti da archivi, registri, elenchi, atti o documenti – purché non relativi all’origine razziale o etnica, ad opinioni politiche, a convinzioni religiose o filosofiche, all’appartenenza sindacale nonché i dati genetici, biometrici, relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale, a condanne penali e reati – che devono essere inseriti in un albo professionale in conformità alla legge o ad un regolamento, potranno essere comunicati a soggetti pubblici e privati o diffusi anche mediante reti di comunicazione elettronica. Potrà essere, altresì, menzionata l’esistenza di provvedimenti che dispongono la sospensione o che incidono sull’esercizio della professione.

I Suoi dati potranno, inoltre, essere trasferiti, senza alcuna preventiva autorizzazione e senza necessità del Suo consenso:

• da e verso tutti gli Stati appartenenti all’Unione Europea, nonché verso i Paesi esteri che godono di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea rilasciata ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016;
• da e verso tutti gli Stati esteri con i quali la Repubblica di San Marino ha sottoscritto accordi o trattati bilaterali che prevedano lo scambio di dati personali e disciplinino le garanzie per il loro trattamento;
• qualora il trasferimento sia necessario per importanti motivi di interesse pubblico;
• qualora il trasferimento sia necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria;
• qualora il trasferimento sia effettuato a partire da un Registro che miri a fornire informazioni al pubblico e possa essere consultato tanto dal pubblico in generale quanto da chiunque sia in grado di dimostrare un legittimo interesse, solo a condizione che sussistano i requisiti per la consultazione previsti da norme speciali. In questi casi, il trasferimento non può, tuttavia, riguardare la totalità dei dati personali o intere categorie di dati persona li contenute nel registro;
  inoltre, se il registro è destinato a essere consultato da persone aventi un legittimo interesse, il trasferimento è ammesso soltanto su richiesta di tali persone o qualora tali persone ne siano i destinatari.

5. Quali sono i Suoi diritti?

I diritti a Lei garantiti dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali sono:

• diritto di ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle relative informazioni previste dalla legge;
• diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo;
• diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti;
• diritto di ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dalla legge, purché tale trattamento non sia funzionale a perseguire un interesse pubblico rilevante.

L’esercizio dei Suoi diritti potrà avvenire attraverso l’invio di una richiesta mediante e-mail all’indirizzo privacy@pa.sm

6. Per quanto tempo saranno conservate le informazioni?

Ogni informazione ha un proprio ciclo di vita. Una volta che un’informazione non è più utile al fine di espletare una data funzione o gli affari correnti, deve comunque essere conservata secondo le regole archivistiche dello Stato.

I dati, le informazioni ed i documenti oggetto di pubblicazione ai sensi della vigente normativa in materia di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte dell’Amministrazione sono pubblicati sui siti istituzionali per un periodo di cinque anni, decorrenti dall’1 gennaio dell’anno successivo a quello da cui decorre l’obbligo di pubblicazione, e comunque fino a che gli atti pubblicati producono i loro effetti. I dati relativi ai titolari di incarichi dirigenziali e di incarichi di collaborazione o consulenza e di rapporti di formazione, tirocini tecnico-professionali, stage, sono pubblicati per i due anni successivi alla cessazione del rapporto di lavoro, professionale o formativo.

7. Norme giuridiche di riferimento

Le norme giuridiche di riferimento in materia sono:

• Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 sul trattamento dei dati personali (GDPR);
• Legge 23 maggio 1995 n.70, con riferimento alle persone giuridiche;
• Legge 21 dicembre 2018 n.l71, con riferimento alle persone fisiche;
• Regolamento interno della Direzione Generale della Funzione Pubblica per il collegamento alle banche dati del Settore Pubblico Allargato e la fornitura di dati informatici;
• Regolamento per la fornitura di dati informatici, approvato con delibera del Congresso di Stato n.3 del 9 maggio 2005, relativamente alle sole parti concernenti la fornitura di dati a gestori di pubblici servizi nonché a soggetti esterni all’Amministrazione.

8. Titolare e Responsabile del trattamento dei dati e Responsabile della protezione dei dati

I Titolari del trattamento dei dati personali ed i Responsabili della protezione dei dati per l’Amministrazione sono stati individuati dall’On.le Congresso di Stato con delibera n. 5 dell’11 marzo 2019, come di seguito indicati:

1) per la Pubblica Amministrazione:
– Titolare del Trattamento dei dati personali: Congresso di Stato, tramite il Direttore della Funzione Pubblica, in forza di delega ai sensi dell’articolo 23, comma 3, lettera k) della Legge 5 dicembre 2011 n.188.
Indirizzo: Via della Capannaccia, 13 – 47890 San Marino – Repubblica di San Marino
tel: (+378) 0549 882837
fax: (+378) 0549 882835
email: info.direzionegeneralefunzionepubblica@pa.sm

– Responsabile della Protezione dei dati personali: Ufficio Informatica, Tecnologia, Dati e Statistica (UITDS).
Indirizzo: Via XXVIII Luglio, 192 – 47893 Borgo Maggiore – Repubblica di San Marino
tel: (+378) 0549 885150
fax: (+378) 0549 885154
email: privacy@pa.sm

Responsabili del trattamento dei dati sono i seguenti fornitori di servizi all’Amministrazione:
– la Società Cooperativa a Responsabilità Limitata CIS COOP SISTEMI INFORMATICI
Indirizzo: via Scialoja, 20 Cailungo (Borgo Maggiore)
tel: (+378) 0549 885228
fax: (+378) 0549 885225
email: info@ciscoop.sm

 

8. Informazioni, reclami e azioni legali

Se vuole porre delle domande sul servizio per quanto attiene all’uso dei Suoi dati personali, scriva all’Ufficio Informatica, Tecnologia, Dati e Statistica (UITDS) – email: privacy@pa.sm

In caso di reclami, segnalazioni, richieste di informazioni sull’esercizio dei Suoi diritti, può rivolgersi all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, Via Scala Bonetti, 2 – 47890 San Marino – Repubblica di San Marino
tel: (+378) 0549 882988
email: maria.sciarrino@agpdp.sm